Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich Pflicht.
Auch Unternehmen der Abfallwirtschaft sind damit verpflichtet, strukturierte Rechnungen zumindest zu empfangen, unabhängig von der Unternehmensgröße oder dem erzielten Umsatz. Klassische PDF- oder Papierrechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht mehr, zumindest, wenn keine vorherige Zustimmung des Empfängers vorliegt. Die Umstellung betrifft primär interne Prozesse, technische Schnittstellen und das Zusammenspiel mit Kunden, Behörden und Dienstleistern.
Formate verstehen, Standards prüfen
Die gesetzlich anerkannten Formate sind ZUGFeRD und XRechnung. Beide basieren auf dem europäischen Standard EN 16931 und enthalten strukturierte Daten, die direkt maschinell auslesbar sind. Unternehmen haben sicherzustellen, dass ihre Systeme strukturierte Rechnungen empfangen und erstellen (bezüglich der Erstellung und Versendung werden auch nach 2025 vereinzelt Übergangszeiten eingeräumt). Dabei kommt es auf eine korrekte Verarbeitung im vorgeschriebenen Format an; fehlerfrei, standardkonform und vollständig nachvollziehbar.
Viele ERP- und Faktura-Systeme bieten inzwischen Module zur E-Rechnungsverarbeitung. Dennoch ist es sinnvoll, bestehende Schnittstellen zu überprüfen und gegebenenfalls mit IT-Dienstleistern gezielt auf EN-16931-Konformität zu testen. Eine gründliche Prüfung der Schnittstellen hilft, technische Fehler frühzeitig zu erkennen, zum Beispiel bei der Formatstruktur oder der Datenübertragung.
Verborgene Prozess-Lücken erkennen
Die Einführung der E-Rechnung macht Schwächen in bestehenden Abläufen sichtbar. Wo bislang Rechnungen manuell erfasst, kontrolliert oder weitergeleitet wurden, treten mit der strukturierten Datenverarbeitung neue Anforderungen auf. Automatisierte Prüfregeln, klar definierte Workflows und eine fehlerfreie Datenübergabe sind künftig die Grundlage für steuerlich gültige Buchungen.
Auch die Art der Archivierung ist ausschlaggebend, denn eingehende E-Rechnungen sind digital, unveränderbar und GoBD-konform zu speichern. Einige Abfallwirtschaftsbetriebe verfügen zwar über ein Dokumentenmanagementsystem, die Anbindung an E-Rechnungsformate erfordert jedoch oft Anpassungen.
Übergangsfristen gezielt nutzen
Zwar ist das Empfangen strukturierter Rechnungen bereits vorgeschrieben, aber für den Versand bestehen Übergangsfristen, gestaffelt nach Unternehmensgröße. Bis Ende 2026 dürfen kleinere Betriebe weiterhin PDF- oder Papierrechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 gilt auch für diese Unternehmen schrittweise die Verpflichtung zur E-Rechnung.
Die Übergangszeit sollten Unternehmen allerdings nicht als Aufschub verstehen und stattdessen als Gelegenheit, Prozesse zu testen und Personal gezielt zu schulen. Erste Pilotrechnungen mit Partnerunternehmen liefern Erkenntnisse zur Formatkompatibilität, zur Fehlerquote und zu den internen Reaktionszeiten. Ein guter Startpunkt ist die Prüfung der Pflicht zur E-Rechnung im Detail, insbesondere in Bezug auf die technischen und steuerrechtlichen Vorgaben.
Sicherheit und Steuerkonformität im Fokus
E-Rechnungen sind kein einfaches PDF, sie sind vollständig, nachvollziehbar und unverändert zu archivieren. Überdies müssen Rechnungssteller nachweisen, dass sie dem Format und dem vorgeschriebenen Datensatz entsprechen, denn Fehler in der Verarbeitung gefährden den Vorsteuerabzug.
Kommunale Betriebe und Entsorger, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, müssen die Vorgaben des E-Rechnungs- und E-Government-Gesetzes (EGovG) beachten. Dabei ist die Anbindung an Rechnungseingangsportale der Länder sowie das europaweit genutzte Peppol-Netzwerk maßgeblich. Systeme sollten also so eingerichtet sein, dass Unternehmen elektronische Rechnungen über diese Kanäle sicher empfangen und versenden.
Praktische Schritte zum Einstieg
Einige konkrete Punkte sollten Betriebe der Abfallwirtschaft jetzt konkret angehen.
- ERP-System prüfen (Unterstützt es XRechnung oder ZUGFeRD vollständig?)
- Eingangsverarbeitung anpassen (Automatische Validierung und Buchung vorbereiten)
- Archivsystem GoBD-konform integrieren (Unveränderbarkeit sicherstellen)
- Mitarbeiter schulen (Rechnungsprüfung, Verarbeitung, Fehlerprotokollierung)
- Partner einbinden (Kunden, Lieferanten und Dienstleister frühzeitig informieren)
Digitalisierung bringt auch Chancen
Trotz anfänglichem Aufwand bringt die neue Rechnungsform Vorteile. Sie reduziert nämlich manuelle Erfassung, verringert Fehlerquellen und ermöglicht schnellere Freigabeprozesse. Bei häufig wiederkehrenden Rechnungen, zum Beispiel für Entsorgungsleistungen oder Gerätelieferungen, führt das zu spürbaren Zeitersparnissen.
Zudem ergeben sich neue Auswertungsmöglichkeiten. Durch strukturierte Daten lassen sich schließlich Zahlungsziele, Ausnahmen oder Budgetabweichungen einfacher analysieren, was im Rahmen kommunaler oder projektbezogener Mittelverwendung immer relevanter wird. Das digitale Abfallmanagement gewinnt durch die strukturierte Datenverarbeitung der E-Rechnung zusätzlich an Bedeutung und unterstützt Unternehmen dabei, Abläufe transparenter und effizienter zu gestalten.
Hinweis: Die Umstellung auf digitale Prozesse erleichtert letztlich außerdem die Einführung der papierlosen Lohnabrechnung.
