Wie zu jedem Jahresbeginn sind zahlreiche Unternehmen wieder mit der Frage konfrontiert, welche Dateien und Unterlagen sie im neuen Jahr endgültig vernichten können.
Auch, wenn seit der Einführung der neuen DSGVO mittlerweile einige Zeit vergangen ist, herrschen noch immer zahlreiche Unsicherheiten darüber, welche Dateien und Unterlagen überhaupt langfristig gespeichert werden dürfen und welche Bedingungen dabei zu erfüllen sind.
Grundsätzlich handelt es sich um einen Verstoß, wenn Daten oder Unterlagen zu einem zu frühen Zeitpunkt gelöscht oder vernichtet werden. Werden die Aufbewahrungspflichten missachtet, drohen hohe Geldbußen und sogar Freiheitsstrafen. In welchen Fällen die Aktenvernichtung erlaubt oder sogar vorgeschrieben ist, erklärt der folgende Beitrag.
Vorsicht bei personenbezogenen Daten
Generell gilt, dass Buchhaltungs- oder Geschäftsunterlagen für einen bestimmten Zeitraum im Unternehmen aufzubewahren sind. Dabei ist es unabhängig, ob diese auf Papier oder digital vorliegen.
Anders verhält es sich allerdings mit personenbezogenen Daten. Liegt für diese kein weiterer Grund für eine Speicherung vor, gibt die DSGVO durch ihren Artikel 17 vor, dass eine Pflicht zur Löschung personenbezogener Daten besteht.
Dennoch gibt es auch dabei Ausnahmen zu berücksichtigen. Gelten für die personenbezogenen Daten so beispielsweise noch andere gesetzliche Pflichten, etwa durch das Arbeits- und Sozialversicherungsrecht, das Handels- und Steuerrecht oder die Gewerbeordnung, ist ein Archivieren dieser eventuell über eine längere Zeit nötig.
Das Steuerrecht fordert zum Beispiel, dass Jahresabschlüsse, Buchungsbelege, Rechnungen, Arbeitsanweisungen, Aufzeichnungen, Geschäfts- und Handelsbücher sowie Eröffnungsbilanzen für einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren sind. Dokumente, welche personenbezogene Daten aufweisen, bilden dabei keine Ausnahme.
Die Bedeutung des „berechtigten Interesses“
Personenbezogene Daten sind so für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, wenn für das Unternehmen daran ein berechtigtes Interesse besteht. Der Fall ist dies, wenn rechtliche Anforderungen durch die Aufbewahrung der Daten erfüllt werden. Ein vorsorgliches Aufbewahren sämtlicher Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren ist in diesem Zusammenhang allerdings nicht erlaubt.
Werden Datensätze in Unternehmen gespeichert, muss diesbezüglich stets eine rechtliche Vorgabe oder ein klar definierter Zweck vorhanden sein. Die Aufbewahrung bedarf somit stets einer Rechtfertigung.
Ein Beispiel, welches zeigt, dass die Aufbewahrung von Daten einen recht komplexen Bereich darstellt, besteht hierin: Sendet ein Bewerber seine Bewerbung an ein Unternehmen, wird von diesem jedoch nach einem erfolgten Bewerbungsgespräch nicht eingestellt, hat dieser das Recht darauf, dass seine Daten ganzheitlich gelöscht werden – schließlich erfüllen diese für das Unternehmen keinen Zweck mehr. Wurden ihm durch das Unternehmen für seinen Weg zu dem Bewerbungsgespräch jedoch die Fahrtkosten erstattet, sorgen die buchhalterischen Gründe dafür, dass dieser Belag für einen Zeitraum von zehn Jahren archiviert werden muss. Eine Vernichtung wäre somit erst zu Beginn des Jahres 2033 möglich.
Diese Unterlagen dürfen vernichtet werden
Dagegen ist es ab dem 1. Januar des Jahres 2023 jedoch möglich, einige Unterlagen endgültig zu vernichten. Zu diesen gehören etwa Geschäftsbriefe und Schriftwechsel, Auftragsbestätigungen, Angebote, Versicherungspolicen, Preislisten, Kassenzettel und Mahnungen, sofern ihre Erstellung im Jahr 2016 erfolgt ist.
Daneben ist eine Aktenvernichtung von Dokumenten aus dem Jahr 2012 möglich, welche Steuer- und Kreditunterlagen, Kassenberichten, Bilanzunterlagen, Kontoauszügen, Quittungen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen entsprechen.
Autor: David Kussarvow
