Mit dem zweiten Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) zur E-Rechnung stehen auch Industrieunternehmen vor weiteren tiefgreifenden Änderungen in der digitalen Buchführung und Rechnungsverarbeitung.
Die neuen Vorgaben verschärfen insbesondere die Anforderungen an eine GoBD*-konforme Verfahrensdokumentation und rücken diese stärker in den Fokus der Finanzverwaltung, informiert die Bielefelder Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft HLB Stückmann.
„Ohne valide E-Rechnungen und eine entsprechende Dokumentation drohen Unternehmen unter anderem Vorsteuerverluste und erhebliche Probleme bei Betriebsprüfungen“, warnt Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin Karin Korte, Partnerin bei HLB Stückmann. Das BMF unterscheidet nun erstmals klar zwischen unterschiedlichen Fehlerarten bei E-Rechnungen: Während Formatfehler bereits dazu führen können, dass eine Rechnung nicht als ordnungsgemäße E-Rechnung gilt, betreffen Geschäftsregelfehler widersprüchliche oder fehlende Pflichtangaben. Inhaltsfehler wiederum beziehen sich auf die sachliche Richtigkeit, etwa falsche Steuersätze oder unzutreffende Leistungsbeschreibungen, und bleiben für den Vorsteuerabzug entscheidend.
Vor diesem Hintergrund gewinnen technische Prüfungen deutlich an Bedeutung. „Unternehmen müssen geeignete Validierungssoftware einsetzen, deren Prüfergebnisse dokumentieren und zusätzlich eine inhaltliche Kontrolle der Rechnungen durchführen“, erläutert Korte. Dies gelte nicht nur für Eingangs-, sondern auch für Ausgangsrechnungen, um Beanstandungen durch Kunden und zeitaufwendige Korrekturen zu vermeiden.
Parallel dazu ergeben sich aus den aktualisierten GoBD neue Vorgaben für Archivierung und Aufbewahrung. Strukturierte Datensätze aus E-Rechnungen müssen künftig nicht mehr bildlich, sondern lediglich inhaltlich archiviert werden. Bei hybriden Formaten wie „Zugpferd“ ist der strukturierte Datenteil maßgeblich, während der menschenlesbare PDF-Anteil nur dann aufzubewahren ist, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält. Auch bei Ausgangsrechnungen entfällt die Pflicht zur Archivierung bildhafter Kopien, sofern jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugt werden kann. Damit steigt die Bedeutung eines funktionierenden Dokumentenmanagementsystems, das die maschinelle Auswertbarkeit der Daten sicherstellt.
Zulässig bleibt die Konvertierung digitaler Dokumente, sofern keine inhaltlichen Änderungen vorgenommen werden, die maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleibt und der Prozess klar in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Werden durch OCR-Verfahren zusätzliche Informationen erzeugt, sind auch diese aufzubewahren. Gleichzeitig konkretisiert das BMF die Anforderungen beim Einsatz von Zahlungsdienstleistern wie PayPal oder Stripe. Deren technische Zahlungsnachweise sind nur dann aufbewahrungspflichtig, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder ausschließlich der Abgrenzung barer und unbarer Geschäftsvorfälle dienen.
„Besonders bedeutsam ist die Klarstellung zum mittelbaren Datenzugriff“, betont Korte. „Unternehmen müssen nicht nur maschinelle Auswertungen nach Vorgabe der Finanzverwaltung durchführen können, sondern diese auch selbst in maschinell auswertbarem Format bereitstellen.“ Dies erhöhe die Anforderungen an IT-Systeme deutlich.
Die steuerliche Verfahrensdokumentation muss sämtliche steuerlich relevanten Abläufe vollständig, nachvollziehbar und aktuell abbilden. „Vom Eingang der Rechnung bis zur Archivierung muss jeder einzelne Prozessschritt dokumentiert werden, sodass ein sachverständiger Dritter den Ablauf ohne Rückfragen nachvollziehen kann“, erklärt Korte. „Wer diese Anforderungen nicht erfüllt, riskiert nicht nur die Ablehnung von Eingangsrechnungen und den Verlust des Vorsteuerabzugs, sondern auch Hinzuschätzungen im Rahmen von Betriebsprüfungen.“
Korte empfiehlt Industrieunternehmen daher, ihre Rechnungs- und Buchführungsprozesse zeitnah an die neuen gesetzlichen und technischen Vorgaben anzupassen, geeignete Validierungssoftware einzusetzen und sämtliche organisatorischen sowie technischen Maßnahmen sorgfältig zu dokumentieren.
Quelle: HLB Stückmann
* Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
