Zuverlässige Akten- und Datenvernichtung: nur durch qualifizierte Spezialunternehmen

574
Geshredderte Akten (Foto: © M.E. /http://www.pixelio.de)

Bonn — Wirtschaft und Verwaltung legen großen Wert darauf, dass die gesetzlich geforderten Aufbewahrungs- und Datensicherungspflichten mit bestmöglichstem Service und großer Professionalität sichergestellt werden. Dafür sorgen Spezialunternehmen der Akten- und Datenträgervernichtung aus den Reihen des bvse mit viel Know-how und absoluter Zuverlässigkeit.

Datenschutzpannen gehören leider immer noch zum Unternehmensalltag. Spektakulär war im Februar der Fall, als im thüringischen Dermbach offenbar Krankenhausakten als Konfettimaterial genutzt wurden. Doch sollte es inzwischen zum kleinen Einmaleins der guten Geschäftsführung gehören, mit Daten, egal ob in analoger oder digitaler Form, sorgfältig umzugehen. Das gilt besonders, wenn diese Daten nicht mehr benötigt und daher vernichtet werden sollen. Dabei kommt es für die Unternehmen darauf an, qualifizierte Dienstleister aus dem Bereich der Akten- und Datenträgervernichtung auszuwählen – bei der Vielzahl der Anbieter durchaus keine leichte Aufgabe.

Qualifizierte und unabhängige Zertifizierung

Das bestätigen auch die Geschäftsführer von Reisswolf Bonn AKTEX GmbH Stefan Jerger und Martin Dinier: „Wir haben in unseren Gesprächen festgestellt, dass unsere Kundenzielgruppe verstärkt nach einer Orientierung sucht, fach- und sachkundige Unternehmen aus dem Bereich der Akten- und Datenträgervernichtung auswählen zu können. Der Preis dient dazu nur bedingt als Orientierungshilfe. Wir haben daher eine Lösung gesucht, die einerseits diesem Kundeninteresse Rechnung trägt und andererseits auch unseren qualitativen Ansprüchen genügt.“ Die Lösung bestand in einer qualifizierten und unabhängigen Zertifizierung.

Das bvse-Qualitätssiegel Akten- und Datenträgervernichtung erfüllt diese Voraussetzungen. Die Zertifizierungskriterien setzen das Entsorgungsfachbetriebe-Zertifikat voraus und verlangen von den Fachbetrieben zusätzlich deutlich weitergehende Anforderungen, die den speziellen Bereich der Akten-und Datenvernichtung und insbesondere die DIN 66399 betreffen. „Als wir uns für die Zertifizierung entschieden haben, waren wir uns nicht so sicher, ob Nutzen und Aufwand in einem vernünftigen Verhältnis stehen“, räumen die Firmenchefs ein. Schließlich war das Unternehmen schon gut im Markt positioniert und auch als Entsorgungsfachbetrieb zertifiziert.

Mehr als hundert Dienstleister angeschlossen

„Rückblickend betrachtet war es aber die absolut richtige Entscheidung. Wir können eine positive Bilanz ziehen“, betonen die beiden Reisswolf-Geschäftsführer. Es gebe nicht nur potenziellen Neukunden eine Orientierung, sondern auch die Bestandskunden legten Wert auf eine unabhängige und qualifizierte Überprüfung ihrer Leistungsfähigkeit. Inzwischen haben auch Reisswolf-Unternehmen in Köln, Hannover und Schwerin sich diesem Beispiel angeschlossen.

Das bvse-Qualitätssiegel bietet außerdem eine unabhängige Zertifizierung, denn es ist das Branchensiegel des bvse-Fachverband Akten- und Datenträgervernichtung, dem sich mehr als hundert Dienstleister deutschlandweit angeschlossen haben. Dieses Argument überzeugte auch die A. & P. Drekopf GmbH in Mönchengladbach. „Die Branche muss sich an den Kundeninteressen orientieren. Der Datenschutz spielt bei den Unternehmen eine immer größer werdende Rolle. Gleichzeitig stehen die Verantwortlichen in größeren, mittleren und auch kleinen Unternehmen vor dem Problem, aus der Vielzahl oftmals ungenügend ausgestatteter oder schlecht qualifizierter Anbieter einen guten Dienstleister herauszufiltern“, meint Geschäftsführer Thomas Haubrichs.

Ein jeweils passgenaues Konzept

„Datenschutzpannen sind schließlich nicht nur für die Medien ein gefundenes Fressen. Nicht selten führen solche Unachtsamkeiten zu ernsthaften Konsequenzen oder Imageschäden, die dem Ruf eines Unternehmens oder einer Behörde lange anhaften“, ergänzt Werner Wolfanger, Geschäftsführer der im Saarland tätigen Wolfanger Umweltservice GmbH.

Qualifizierte Anbieter im Bereich der Akten- und Datenvernichtungsdienstleistung achten daher auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden. Es macht eben einen großen Unterschied, ob beispielsweise ein Steuerberater, eine Anwaltskanzlei, ein Handwerksbetrieb, eine Versicherung oder ein Krankenhaus eine Lösung für die sichere Vernichtung sensibler Daten sucht. Deshalb ist für jedes Unternehmen ein passgenaues Konzept erforderlich. Bei dessen Entwicklung müssen die Betriebsabläufe genauso berücksichtigt werden wie die Art der zu vernichtenden Dokumente. Schließlich ist nicht jedes Dokument geheim oder sicherheitsrelevant. Also muss nach sorgfältiger Prüfung festgestellt werden, nach welchen Sicherheitsstufen beziehungsweise -klassen die unterschiedlichen Dokumente vernichtet werden müssen. Entscheidend ist dabei, dass in dem Konzept Wirtschaftlichkeit und Sicherheit eine Einheit bilden, damit keine bösen Überraschungen drohen.

Quelle: bvse-Bundesverband Sekundärrohstoffe und Entsorgung e.V. / bvse-Zert GmbH